ចន្លោះ​ប្រហោង​ ៤​យ៉ាង​ទាក់​ទង​ទៅ​នឹង​ការ​គ្រប់​គ្រង​ឯកសារ​ដែល​អាច​បណ្តាល​អោយ​មាន​បញ្ហា​ច្រើន

gap-in-document-controlការគ្រប់គ្រងឯកសារគឺជាចំនុចកណ្តាលសំខាន់មួយដើម្បីឈានទៅដល់ការយកវិញ្ញាបនបត្រ ឬភាពអនុលោមផ្សេងទៀតទៅតាមច្បាប់ផ្សេងៗ។ ទោះបីយ៉ាងនេះក្តី តាមការសិក្សាស្រាវជ្រាវថ្មីៗនេះបានបង្ហាញថាបុគ្គលិកប្រហែល ២០% បានចំណាយពេលវេលារបស់ពួកគេក្នុងការស្វែងរកនិង ប្រមូលពត៌មានផ្ទៃក្នុង។ ក្នុងនេះមានន័យថាក្នុងចំណោម ៥នាក់ មានតែ ៤នាក់ប៉ុណ្ណោះដែលបានធ្វើការទាន់តាមពេលកំណត់ហើយមានប្រសិទ្ធភាពខ្ពស់ទាក់ទងទៅនឹងការគ្រប់គ្រងឯកសារ។

ក្នុងការចេញផ្សាយលើកនេះ យើងនឹង និយាយអំពីបញ្ហាទូទៅ ៤យ៉ាងដែលទាក់ទងទៅនឹងចន្លោះប្រហោងក្នុងការគ្រប់គ្រងឯកសារ និង វិធីសាស្រ្តខ្លះដែលអាចប្រើក្នុងការជួលជុលបញ្ហាបាន។

១. ការផ្ទុកឯកសារតាមបណ្តាញ និង សារអេឡិកត្រូនិក

មានក្រុមហ៊ុនជាច្រើនចាត់ចែងឯកសារតាមរយៈ ការផ្ទុកឯកសារតាមបណ្តាញ និង ខ្សែរច្រវ៉ាក់ សារអេឡិកត្រូនិក។ ជាទូទៅ ប្រសិនបើមិនមានការគ្រប់គ្រងបានត្រឹមត្រូវវាមានការបាត់បង់ផលិតភាពច្រើន, តាមរយៈការចំណាយពេលច្រើនក្នុងការស្វែងរកពត៌មាន ឫក៏ សារអេឡិកត្រូនិក ដែលកប់បាត់យូរយ៉ាងណាស់មកហើយ ឬក៏ការសាយកូនច្រើនលើសលុបនៃបញ្ជីឯកសារក្នុង បណ្តាញ។

ការប្រើប្រាស់កន្លែងផ្ទុកឯកសារតាមបណ្តាញ និង សារអេឡិកត្រូនិក ក៏អាចបង្កើតអោយមានបញ្ហារឿងកំណែរឯកសារផងដែរ, ដែលអាចបង្ករអោយមានភាពផ្ទួនគ្នាក្នុងការប្រឹងប្រែង និង កំហុសផ្សេងៗដែលបណ្តាលមកពីពត៌មានដែលហួសកំណត់មួយចំនួនធំ។

យើងគិតអំពីក្រុមហ៊ុនផលិតកម្មមួយដែលកំណត់ការបញ្ជាទិញដោយប្រើប្រាស់នូវ បទដ្ឋានឬក៏ទិន្នន័យហួសសុពលភាព។ វាពិតជាបានកើតឡើង ហើយមានក្រុមហ៊ុនមួយចំនួនបានបាត់បង់ប្រាក់រាប់លាន ដុល្លាដោយសារតែការ បញ្ចាទិញច្រើនពេក នេះដោយមិនទាន់គិតអំពីវត្ថុធាតុដើមដែលខូចឬខុសគុណភាពផង។

២. កង្វះខាតសមាហវ័ណកម្ម

ឯកសារមិនអានរស់នៅបានដោយគ្មានអ្នកគ្រប់គ្រងបានទេ។ រឿងដែលសំខាន់នោះគឺ ឯកសារប៉ះពាល់ (ឬត្រូវបានប៉ះពាល់ដោយ) ដំណើការទាំងមូល រួមបញ្ចូលយ៉ាងតិចនូវតំបន់ ឬផ្នែក ៤ខាងក្រោមនេះ៖

  • ការហ្វឹកហាត់បុគ្គលិក
  • សវនកម្ម
  • ការចាត់ការទៅលើការផ្លាស់ប្តូរ
  • ភាពអនុលោមតាមច្បាប់
  • ការចាត់ការទៅលើអ្នកផ្គត់ផ្គង់

មានតែការគ្រប់គ្រងឯកសារដែលមានសមាហវ័ណកម្មពេញលេញក្នុងដំណើការប៉ណ្ណោះទេដែលមានលទ្ធភាពពេញលេញក្នុងការការពារបញ្ហាមិនអោយកើតមាន។ ជាឧទាហរណ៍ប្រសិនបើអ្នកធ្វើបច្ចុប្បន្នភាពពិធីការបែបបទ ឬរបៀបរបបធ្វើការថ្មីៗសំខាន់ៗតែមិនបានធ្វើបច្ចុប្បន្នភាព នៃតំរូវការក្នុងការហ្វឹកហាត់បុគ្គលិក, វាច្បាស់ណាស់ថាអ្នកនឹងមានបញ្ហានៅចំនុចណាមួយមិនខាន។

ឬគិតម្យ៉ាងទៀតប្រសិនបើអ្នកផ្គត់ផ្គង់មិនអាចទទួលយកបាននូវ SOPs (Standard Operating Procedures)  ឬ បទដ្ឋានថ្មីៗបំផុត, និង បានប្រើប្រាស់ឯកសារកំណែរចាស់ៗដែលត្រូវបានកែរតំរូវដោយតំរូវការផ្នែកច្បាប់ណាមួយនាពេលថ្មីៗនេះ, ហើយប្រតិបត្តិកម្មបានផលិតរួចស្រេច, តាមវិធីមួយចំនួនវាពិតជាមានហានិយភ័យខ្ពស់ណាស់។

៣. បញ្ហាសវនកម្ម

វាជារឿងធម្មតាទៅហើយនៅក្នុងប្រតិបត្តិការខ្លះដែលរៀងរាល់សវនកម្មបានរកឃើញនូវកំហុសដ៏ដែលៗទាក់ទងទៅនឹងការគ្រប់គ្រងឯកសារ។ ខ្លះមានបានកំរិត តិចតួច, ខ្លះអាចឈានទៅដល់កំរិតធ្ងន់ធ្ងរ, រឿងជាទូទៅ គឺ៖

  • មិនបានបញ្ចូលបុគ្គលិក ដែលប្រើប្រាស់ឯកសារក្នុងការសរសេរនិងពិនិត្យ។ ជាញឹកញ៉ាប់មានអ្នកខ្លះសរសេរឯកសារតាមតែពិធីការបស់ខ្លួន ុ ឫក៏ប្រើប្រាស់លំនាំចាស់ដែលពាក់ព័ន្ធបុគ្កលខ្លូនច្រើនពេក។
  • មិនមានដំណើការគ្រប់គ្រងការប្លាស់ប្តូរពេញលេញ ដែលមិនអាចឆ្លើយតបទៅនឹងការប្លាស់ប្តូរលឿន ក្នុងតំណើការផលិតកម្ម និង/ឫ កន្លែងធ្វើការច្រើនដែលទាក់ទងគ្នា។
  • មិនអាចរកឃើញឯកសារ ពេលកំពុងប្រើប្រាស់ ឫក្នុងពេលចាំបាច់។ ខ្ញុំខ្លួនឯងធ្លាប់មានបទពិសោធន៍ហៅទូរសព្ទទៅអ្នកផ្គត់ផ្គង់ក្នុងលក្ខណៈបន្ទាន់មុនពេល ឬកំឡុងពេលសាវនកម្មដើម្បីសុំច្បាប់ចំលងណាមួយព្រោះមិនអាចរកឃើញដោយខ្លួនឯង។

៤. ភាពលំបាក និងមិស្សភាគក្នុងការប្រើប្រាស់

មានរឿងជាទូទៅដែលខ្ញុំធ្លាប់បានជួបប្រទះក្នុងប្រតិបត្តិការមួយចំនួយគឺប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារមានលក្ខណៈសាំញ៉ាំដែលធ្វើអោយអ្នកប្រើប្រាស់ពិបាកប្រើ។ មុនពេលបុគ្កលិកប្រើវា ពួកគេគួរមានឪកាសក្នុងការជ្រើរើសវា។ មានកត្តាច្រើនយ៉ាងដែលបណ្តាលអោយប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារមានមិស្សភាគដូចជា៖

  • ភាពងាយបត់បែន ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារគួរមានភាពបត់បែនបានច្រើនដើម្បីទទួលយកវិវឌ្ឍន៍ភាពអត់ឈប់ឈរពីដំណើការក្នុងផលិតកម្ម។ ការបញ្ចូលនូវ កម្មវិធីមួយចំនួនវាគ្រាន់តតែបង្កើនការប៉ះពាល់ដល់ប្រសិទ្ធភាពការងារ និង ភវនីយភាពដែលបណ្តាលអោយបុគ្គលិកងាកចេញពីការប្រើប្រាស់
  • រូបរាង និង លក្ខណៈកម្មវិធីគ្រប់គ្រងឯកសារ ប្រភេទអក្សរ, រូបសញ្ញា, និងធាតុផ្សេងៗទៀតអាចមានការជំរុញច្រើនដល់អារម្យណ៍ចូលចិត្តរបស់អ្នកប្រើប្រាស់។
  • សមាហវ័ណកម្មជាមួយផ្នែកផ្សេងៗទៀត ធ្វើអោយប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារកាន់តែមានប្រយោជន៍សំរាប់បុគ្គលិកនិងជួយបង្កើនឪកាសដល់ពួកគេអោយកាន់តែប្រើប្រាស់ថែមទៀត។

gap-1អ្នកអាចគិតកត្តាទាំងនេះថាមិនសំខាន់ក៏ប៉ុន្តែការពិតគឹថាវាជាផ្នែកធំមួយដែលកម្មវិធីកុំព្យូទ័រមួយចំនួយក្រោយពីទិញរួចត្រូវបានគេទុកចោលមិនប្រើ (បើតាមរបាយការណ៍មួយ មានចំនួនប្រហែល ៤ ក្នុងចំណោម ១០)។ វាមានរឿងច្រើនយ៉ាងដែលបង្ករអោយមានកំហុសដែលនាំអោយមានបញ្ហាធំៗ អាចកើតមានឡើង។ ប៉ុន្តែចំនុចសំខាន់ចុងក្រោយគឺមិនត្រឹមតែពីរឿងធំៗនោះទេដែលយើងត្រូវគិតនោះទេ វាក៏រួមបញ្ចូលផងដែរនូវរឿងរាវតូចៗដែលផ្សំបញ្ចូលគ្នាហើយបង្កើតអោយបាត់បង់នូវប្រសិទ្ធភាពណាមួយរាប់រយដង, ហើយចុងក្រោយបង្អស់កាត់បន្ថយផលិតភាព និង ប្រាក់ចំណេញ។

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s